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だれに、何を伝えたいか？
だれに、何を伝えたいか？ということがハッキリ分かるレポートになっていれば、レポートの目的は半分達成されます。読み始めてはみたけれど、読んでいる本人が「私に関係あることかどうか分からない、何を言いたいののかどうか分からない」となったら、その目的すら果たせないことになります。これは、レポートを書く内容の順番に影響されることが多いでしょう。
レポートの目的の残り半分は、伝わったか、分かってもらえたか、納得させられたか、説得できたか、決断させられたか、ということになります。これは、相手の理解力も無視できないことですが、伝えたいことがハッキリしているかに加え、その伝えたいことに対する理由や論理が分かりやすいかがポイントになることでしょう。
レポートのメリット
面と向かった会話、電話での会話は、時間差のないコミュニケーション。しかし、レポートという文面になると、それは、時間差のあるコミュニケーションになります。せっかくですから、この時間差を活かすメリットを、レポートに盛り込めばいいのです。どういうことかと言うと、会話は、時間差がありませんから、最初から最後まで順を追って聞かせる以外にありませんが、レポートは、伝えたい全内容がそこにありますから、読み手が最初から最後まで読まなくても、必要な情報がつかめるような書き方をするのです。
したがって、作文とは全く違うということだけは、ハッキリさせておかなければいけません。読まなくても分かる、目を留める位置がポイント、ポイントで用意されているレポート、そして、そのポイントには、伝えたいことがハッキリと書かれているレポート、それがベストです。あとは、読み手が、そこで考え、その情報の価値を判断すればいいのです。
記憶に残る必要はあるか？
レポートの目的が、読み手に判断をさせる、または行動をさせる、ということだとすれば、必ずしも、記憶に残る必要はないかもしれません。記憶に残ることを意識しすぎると、どことなく、文学的な書き方になってしまう傾向があります。もちろん、それが即断即決できない内容の場合は、行動を起こさせるために、記憶に残る部分も必要にはなります。
必要以上に、記憶に残ることを意識せずに、どちらかと言えば、タイムリーにレポートを作成できる技術の方が、今の時代には必要ではないでしょうか。調査や実験、体験はすでに終わっているのに、いつまで経っても、レポートを完成させられないという状態には、作成者に不足が感ぜられます。調査や実験における情報収集不足、またはレポートの作成技術不足、もしくは情報が陳腐化する認識の不足など。何度も何度もレポートを作成していく中で、これらの不足を改善していきましょう。
最良のコミュニケーション
文章読本、レポートの書き方本など、世の中には、いろんな手引きがあります。しかし、それらは、あくまで、一つの手段であり、自分が所属する組織、もしくはレポートの提出先において、どのようなコミュニケーションのタイプが望まれているかを把握していないと、そのような本のススメは的外れになってしまいます。このサイトでオススメすることも、例外ではありません。
会話において、元気に話すことが望まれる場所もあれば、論理立てて話すことが望まれる場所もあります。ワープロできれいに書かれることが望ましいところもあれば、とにかく素早く手書きでもいいから提出しろというところもあります。あくまで、レポートはコミュニケーションです。その書き方も、ワープロソフトも、１つのツール（道具）にすぎません。
結論を見失わないレポート
絶対に忘れてはならない一番大切なことは、やっぱり「だれに、何を伝えたいか？」っていうことに尽きます。それがブレている状態では、レポートの書き方をいくら学んでも、残念ながら、あまり意味がないと言わざるをえません。方法論を知る前に、伝えたい何か（だれが）がハッキリしているか、確認しておきましょう。
ただし、その結論が、集めた情報に基づいて導かれない場合には、さらなる調査や情報が必要であることを認識しておく必要があります。思い込みの結論には、誰も共感などしてくれないからです。レポートには、客観的な情報が必要です。レポートの書き方能力と、情報収集能力は、別ものと理解して、どちらも磨いていきましょう。
Shu。
